الوحدة (1) | المحاضرة (2)
الأرشفة تمثل عملية تنظيم وحفظ الوثائق والمعلومات بشكل منهجي ومنظم لضمان سهولة الوصول إليها في المستقبل. تعتبر الأرشفة جزءًا أساسيًا من إدارة المعلومات وتهدف إلى الحفاظ على السجلات والبيانات المهمة للمؤسسات والمنظمات بحيث يمكن الوصول إليها واستخدامها بسهولة في وقت لاحق.
مفهوم الأرشفة: الأرشفة هي عملية تنظيم وتخزين الوثائق والمعلومات بطريقة تسهل الوصول إليها والاحتفاظ بها لفترات طويلة من الزمن. يشمل ذلك تحديد أنواع الوثائق، وتصنيفها، وتنظيمها وفقًا لمعايير محددة تتيح للأفراد سهولة العثور على المعلومات عند الحاجة إليها.
أهداف الأرشفة:
- الحفاظ على السجلات والبيانات: تهدف الأرشفة إلى الاحتفاظ بالوثائق والبيانات الهامة للمؤسسة بما في ذلك العقود، والتقارير، والمراسلات.
- تسهيل البحث والوصول: تهدف إلى توفير وسائل للبحث والوصول السريع إلى الوثائق والمعلومات عند الحاجة.
- الامتثال للمتطلبات القانونية: تساعد في الامتثال للمتطلبات القانونية المتعلقة بالاحتفاظ بالسجلات لفترات محددة من الزمن.
- الحفاظ على التراث والمعرفة: تلعب دورًا مهمًا في الحفاظ على التراث الثقافي والمعرفة المؤسسية للمنظمة.