الوحدة (1) | المحاضرة (7)
متطلبات عمليات الأرشفة:
عمليات الأرشفة تتطلب تلبية مجموعة من المتطلبات لضمان نجاحها وفاعليتها:
- سياسات وإجراءات:
- تحديد سياسات وإجراءات واضحة لتصنيف وتسمية الوثائق والمعلومات.
- تحديد مدة الاحتفاظ بالوثائق وفقًا للقوانين والمتطلبات.
- تكنولوجيا وأنظمة:
- توفير أنظمة إدارة المحتوى والبرمجيات الملائمة للأرشفة.
- ضمان توافق الأنظمة مع التحديثات التكنولوجية.
- تدريب الموظفين:
- تدريب الموظفين على سياسات الأرشفة واستخدام الأنظمة والإجراءات.
- أمان البيانات:
- توفير آليات الأمان للحماية من الاختراقات وسرقة البيانات.
- نسخ احتياطية:
- تنفيذ نسخ احتياطية منتظمة للبيانات لتجنب فقدانها.
- مراقبة وتقييم:
- متابعة ومراقبة أداء عمليات الأرشفة وتقييم فعاليتها.
مقارنة بين الأرشفة الإلكترونية والتقليدية:
| الجانب | الأرشفة الإلكترونية | الأرشفة التقليدية |
|---|---|---|
| التخزين | يستخدم التخزين الإلكتروني للوثائق والمعلومات. | يستخدم التخزين الورقي والملفات المادية. |
| الوصول والبحث | يمكن الوصول إلى الوثائق بسهولة وسرعة من خلال الأنظمة الإلكترونية. | قد يكون البحث صعبًا نظرًا لحجم الأوراق وعدم التصنيف الفعّال. |
| التكاليف | يقلل من تكاليف التخزين والورق والصيانة. | قد تكون التكاليف أعلى بسبب تكاليف الورق والمساحة. |
| الحماية والأمان | يمكن تطبيق صلاحيات وأمان دقيق على الوثائق والبيانات. | قد يكون الأمان أقل نظرًا للوثائق الملموسة واحتمالية الفقدان. |
| البيئة | يحافظ على البيئة من خلال تقليل استخدام الورق. | يستهلك الورق والحبر مما يؤثر على البيئة. |
| سهولة المشاركة والتعاون | يسهل مشاركة الوثائق بين مختلف الأفراد وفرق العمل. | قد يكون من الصعب مشاركة الوثائق الورقية بسهولة. |
| التخلص من الوثائق الزائدة والبالية | يسهل التخلص من الوثائق الزائدة والبالية بسهولة. | يمكن أن يكون التخلص من الوثائق التقليدية أكثر تعقيدًا. |
باختصار، الأرشفة الإلكترونية تتيح الوصول السهل والتخزين الفعّال والأمان المحسّن، وتسهم في الحفاظ على البيئة وتقليل التكاليف. بينما الأرشفة التقليدية قد تكون تحتاج إلى مساحات تخزين كبيرة وتكاليف أعلى، وقد تكون أقل فعالية في سهولة الوصول والبحث عن الوثائق.