الوحدة (2) | المحاضرة (1)
إدارة ضغوط العمل:
إدارة ضغوط العمل تعني القدرة على التعامل مع الضغوط والتحديات المختلفة التي يمكن أن تنشأ أثناء القيام بالمهام والأعمال اليومية. تعد ضغوط العمل جزءًا طبيعيًا من الحياة المهنية، ويتوقع من المحترفين في مجال السكرتارية التنفيذية أن يتعاملوا بشكل فعّال مع هذه الضغوط من أجل الحفاظ على الإنتاجية والكفاءة.
بعض استراتيجيات إدارة ضغوط العمل تشمل:
- تحديد الأولويات: تحديد المهام الأكثر أهمية والتركيز على إنجازها أولاً يساعد في التقليل من التشتت وزيادة الإنتاجية.
- تخصيص الوقت: تخصيص وقت محدد لإنجاز كل مهمة، والالتزام بالجداول الزمنية.
- التنظيم والتخطيط: تنظيم المهام وتخطيطها مسبقًا يقلل من الإجهاد والضغوط الزائدة.
- الاستراحة والاسترخاء: منح النفس فترات استراحة منتظمة تساعد في استعادة الطاقة والتركيز.
- تطوير مهارات الإدارة الزمنية: تعلم كيفية إدارة الوقت بفعالية يسهم في تقليل الضغط وزيادة الإنتاجية.
إدارة الاتصالات:
إدارة الاتصالات تعني القدرة على التفاعل والتواصل بفعالية مع الأشخاص المختلفين في البيئة المهنية. يتضمن ذلك التواصل الفعّال مع الزملاء، والعملاء، والمديرين، والشركاء التجاريين. تعتبر مهارات الاتصال الجيدة أحد عوامل النجاح الرئيسية في مجال السكرتارية التنفيذية، حيث يجب على المحترفين أن يكونوا قادرين على تبادل المعلومات والأفكار بشكل واضح ودقيق.
بعض نقاط الاهتمام في إدارة الاتصالات تشمل:
- الاستماع الفعّال: القدرة على الاستماع بانتباه لفهم ما يقال والاستجابة بشكل مناسب.
- استخدام لغة ملائمة: استخدام لغة لبقة واحترافية في التواصل مع مختلف الأشخاص.
- التواصل الغير لفظي: استخدام لغة الجسد وتعبيرات الوجه لتعزيز فهم المعلومات وتبادل الأفكار.
- توضيح الرسائل: توضيح الرسائل والمعلومات بشكل دقيق وواضح لتجنب التبسيط والتفسيرات الخاطئة.
- التواصل الكتابي: القدرة على كتابة رسائل وتقارير بلغة صحيحة ومهنية.
تعريف الاتصال الإداري:
الاتصال الإداري هو التفاعل والتبادل اللفظي والكتابي للمعلومات والأفكار والأهداف بين الأفراد داخل منظمة أو مؤسسة. يهدف الاتصال الإداري إلى تحقيق التواصل السلس والفعّال بين الجميع في البيئة العملية، وذلك من أجل تحقيق الأهداف المشتركة وتنسيق الجهود.
يشمل الاتصال الإداري العديد من العناصر مثل التوجيه والإشراف وتنظيم الفعاليات وتبادل المعلومات الخاصة بالعمليات والقرارات. يجب أن يكون الاتصال الإداري واضحًا وموجهًا ومبنيًا على التفهم المتبادل بين جميع أعضاء المؤسسة.