الوحدة (1) | المحاضرة (1)

يمكن تلخيص تعريف السكرتارية كما يلي:

السكرتارية: هي مجموعة من الأنشطة والمهام التي تهدف إلى تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للمديرين والإداريين، وتشمل تنظيم المواعيد، وإدارة المستندات والمعلومات، والتواصل مع الزملاء والعملاء، وترتيب الاجتماعات، والقيام بمهام إدارية متنوعة.

تعتمد وظيفة السكرتارية على مهارات عديدة منها:

1. التنظيم وإدارة الوقت: يجب على السكرتير التنفيذي تنظيم المهام والأنشطة بشكل فعّال، وتخصيص الوقت للأولويات والمهام المهمة.
2. الاتصال الفعّال: القدرة على التواصل مع مختلف الأشخاص بلباقة واحترافية سواء كان ذلك عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو وجهًا لوجه.
3. إدارة المستندات: التعامل مع المستندات والمعلومات بشكل منظم، وضمان توفر المعلومات اللازمة في الوقت المناسب.
4. التقنية واستخدام البرمجيات: الاستفادة من تقنيات الحاسوب وبرامج معالجة النصوص وجداول البيانات لتسهيل المهام الإدارية.
5. السرية والاحترافية: القدرة على التعامل مع معلومات حساسة وسرية والحفاظ على الخصوصية والأمان.
6. تنظيم الاجتماعات: ترتيب وإدارة الاجتماعات بما في ذلك تحديد مواعيدها وإعداد جداول الأعمال ومراجعة المحتوى.
7. التعامل مع الزوار والعملاء: استقبال الزوار والعملاء بلباقة وتوجيههم بشكل لائق