الوحدة (2) | المحاضرة (1)
كتابة التقارير الإدارية:
المرحلة 1: التخطيط والتحضير:
- تحديد الهدف من التقرير: تحديد الغرض والأهداف الرئيسية للتقرير.
- تجميع المعلومات: جمع المعلومات والبيانات الضرورية للتقرير من مصادر موثوقة.
- تحديد الهيكل: تحديد هيكل التقرير بتقسيمه إلى مقدمة، جسم رئيسي، وختام، وتحديد ما إذا كانت ستتضمن قسمًا للتوصيات.
المرحلة 2: التحليل والتقديم:
- تحليل المعلومات: تحليل وتفسير المعلومات بشكل منطقي ومفصل.
- تقديم النتائج: تقديم النتائج والتحليلات بطريقة موجزة وواضحة، باستخدام رسوم بيانية إذا لزم الأمر.
- تقديم التوصيات: إذا كان التقرير يتضمن توصيات، عرضها بشكل دقيق ومعتمد على التحليلات السابقة.
المرحلة 3: الكتابة والتنسيق:
- كتابة النص: كتابة نص التقرير بأسلوب واضح وموجز، مع التأكد من توفير تدفق منطقي بين الأقسام.
- التدقيق والتحرير: مراجعة وتصحيح النص للتأكد من خلوه من الأخطاء النحوية والإملائية.
كتابة الخطابات الإدارية:
المرحلة 1: التحضير:
- تحديد الهدف: تحديد سبب كتابة الخطاب والهدف المرجو منه.
- تحديد المستلم: تحديد المستلمين المناسبين للخطاب ومعلومات الاتصال بهم.
المرحلة 2: التنظيم والبنية:
- تقديم الخطاب: بدء الخطاب بتحية ملائمة ومقدمة توضح موضوع الخطاب.
- الجسم الرئيسي: تقديم المعلومات والمحتوى الرئيسي للخطاب بشكل منطقي ومرتب.
- الختام: إغلاق الخطاب بتلخيص للنقاط الرئيسية والتوصيات إذا كانت مطلوبة.
المرحلة 3: التحقق والتحرير:
- التدقيق اللغوي: التحقق من استخدام اللغة السليمة والدقيقة والأسلوب الملائم.
- التحرير: مراجعة الخطاب للتأكد من أنه يحقق الهدف المرجو وأنه خالي من الأخطاء.
باستخدام هذه المراحل والخطوات، يمكن للمحترفين في مجال الإدارة تنظيم وإعداد التقارير والخطابات بشكل يسهم في التواصل الفعّال وتحقيق الأهداف المرجوة